POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES ⋆ Grupo de Ingenieros Militares

POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES GRUPO DE INGENIEROS MILITARES “FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS”

1. RESPONSABLE FRENTE A LOS DATOS PERSONALES

Para efectos de la presente Política de Protección de Datos Personales, se entenderá que el responsable del tratamiento de la información es EL GRUPO DE INGENIEROS MILITARES “FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS, entidad sin ánimo de lucro legalmente constituida con domicilio principal en la Ciudad de Bogotá D.C., con Nit.800.016.380–6 (en adelante GRUPING), cuyo objeto social es “el desarrollo y fomento de actividades sociales , culturales, técnicas, investigativas, académicas, de asesorías, y de ayuda mutua, para contribuir al mantenimiento de los intereses nacionales, procurar el prestigio del estamento militar, fortalecer el espíritu de arma, estrechar los vínculos de amistad y compañerismo entre los asociados y proyectar positivamente la imagen institucional, mediante la ejecución de obras en beneficio de la comunidad”. Aunado a lo anterior, el GRUPING tiene como fines específicos:

Propender por el engrandecimiento de Colombia, el mejoramiento y el prestigio de las fuerzas militares, del ejército nacional y del arma de ingenieros militares.
Velar por el mantenimiento de los principios y valores de la nacionalidad y del estado de derecho, en los cuales se inspira nuestra constitución; fomentar y mantener el culto a sus héroes y tradiciones.
Servir de órgano consultivo en asuntos relativos a la defensa nacional, a la utilización y movilización eficientes de los recursos de la ingeniería, contribuir al progreso y al desarrollo socioeconómico y tecnológico del país, de acuerdo con las capacidades del grupo.
Fomentar la transferencia tecnológica, la cooperación y el interés mutuo, entre la institución militar y el sector privado de la ingeniería, para mejorar las obras civiles, las construcciones y el empleo apropiado de la maquinaria y equipo disponibles.
Promover actividades culturales, técnicas y científicas, entre sus asociados y prestar el apoyo a la escuela de ingenieros militares, como institución de educación superior para el desarrollo de ese tipo de programas.
Colaborar con las unidades de ingenieros militares en el desarrollo de actividades para beneficio de la comunidad, especialmente en casos de calamidad o desastre.
Promover la publicación de libros, revistas, periódicos y folletos, para preservar los fundamentos y realizaciones del arma, del grupo y de sus próceres; divulgar artículos y trabajos de alta calidad técnica, profesional y científica.
Mantener relaciones con organizaciones y clubes nacionales y extranjeros, con el objeto de intercambiar información, actividades y servicios, y de aunar esfuerzos para el logro de los propósitos comunes al grupo.
Promover el crecimiento de la asociación, el aumento de las afiliaciones entre oficiales de ingenieros del ejército, de otras armas y fuerzas, así como de entidades y particulares de interés para el grupo.
Fomentar entre los oficiales del arma la tecnificación, la preparación intelectual, el espíritu militar y ético, para contribuir a su formación y superación como ingenieros integrales.
Estrechas los vínculos de compañerismo y amistad entre los asociados y sus familias.

Para el adecuado cumplimiento del objeto social y fines específicos, el GRUPING tendrá vínculos contractuales y/o comerciales con clientes, asociados, afiliados, usuarios, proveedores, contratistas, trabajadores y/o visitantes (entre otros), para lo cual requiere realizar tratamiento de datos personales con base en lo establecido en la ley 1581 de 2012, el decreto 1377 de 2013 y demás normas que las adiciones, modifiquen, deroguen y/o supriman.

2. DEFINICIONES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

De conformidad con la normatividad legal vigente aplicable a la protección de los datos personales, en ejercicio del derecho al Habeas Data y para efectos de la presente política, se entiende como:

2.1. DATO PERSONAL: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables (en adelante “Datos Personales” o “Información Personal”).

2.2.BASE DE DATOS: Todo conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento y que sea administrada y almacenada por GRUPING.

2.3.TRATAMIENTO: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión, realizados por GRUPING en calidad de Responsable de dicho tratamiento.

2.4.Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

2.5.Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos. En el caso en concreto es GRUPING.

2.6.TITULAR: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento por parte de GRUPING. Pueden ser las personas naturales que tengan la calidad de Asociadas, afiliadas, clientes, proveedoras, trabajadoras, contratistas, entre otras con quien el GRUPING tenga algún vínculo.

2.7.Transmisión de Datos: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

2.8.Transferencia de Datos: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

2.9.Datos Sensibles: Se entiende como datos sensibles aquellos que afecten la intimidad del titular o cuyo uso indebido pueda afectar la intimidad del Titular o la potencialidad de generar su discriminación, como por ejemplo la imagen del titular, su huella biométrica, su participación en algún movimiento político, su ideología religiosa, entre otros.

2.10. Datos Públicos: Aquellos datos que así los defina la ley, que no sean semiprivados, privados o sensibles. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o servidor público.

2.11. Datos Eliminados: Aquellos datos de los cuales no se pudo obtener la autorización expresa del Titular para llevar a cabo su Tratamiento o que, por solicitud del Titular, se requiera su eliminación o supresión, así como aquellos que GRUPING decida eliminar de sus Bases de Datos.

3. PRINCIPIOS QUE REGULAN LA PROTECCION DE LOS DATOS PERSONALES OBTENIDOS POR GRUPING.

En aras de garantizar el derecho de habeas data de los titulares de la información recolectada en las diferentes bases de datos, GRUPING realizará el tratamiento de los datos personales con base en los siguientes principios:

3.1.PRINCIPIO DE LEGALIDAD: El tratamiento de los datos personales realizado por GRUPING, es una actividad reglada sujeta a lo establecido en la ley 1581 del 2012, el decreto 1377 del 2013 y las demás normas que lo modifiquen y/o sustituyan.

GRUPING adoptará las medidas técnicas, administrativas, económicas y de seguridad para que el tratamiento de los datos personales cumpla con lo establecido en la ley y así evitar la adulteración, pérdida, supresión, pérdida, entre otros aspectos que ponga en riesgo la información de los titulares.

3.2.PRINCIPIO DE FINALIDAD: El tratamiento de los datos personales que realice GRUPING, obedece a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución Nacional y la ley, y en la presente política es informada a cabalidad para el conocimiento por parte del titular.

3.3.PRINCIPIO DE LIBERTAD: El tratamiento de los datos personales que realice GRUPING, se ejercerá con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Por lo tanto, GRUPING se abstendrá de realizar tratamiento a los datos personales de los titulares que no hayan otorgado su autorización.

3.4.PRINCIPIO DE VERACIDAD O CALIDAD: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible, por lo tanto, el titular de la información se compromete a entregar información veraz y actualizada, exonerando de responsabilidad a GRUPING, teniendo en cuenta que se encuentra prohibido el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

3.5.PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA: GRUPING garantizará el derecho que tienen los titulares a obtener en cualquier momento y sin restricciones la información sobre los datos personales que en sus bases de datos reposan.

3.6. PRINCIPIO DE ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA: El tratamiento de los datos personales que realice GRUPING, se hará únicamente por las personas autorizadas por el Titular o por las personas y casos previstos en la ley.

3.7.PRINCIPIO DE SEGURIDAD: GRUPING realizará el tratamiento de los datos personales con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para garantizar la seguridad evitando su adulteración, suplantación, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

3.8.PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD: GRUPING garantizará la reserva de la información que no tenga la naturaleza de pública, inclusive después de finalizado el Tratamiento de los Datos Personales.

4. OBJETIVO DEL TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN Y DATOS DE GRUPING.

Nuestra política de tratamiento de información y datos personales tiene como objetivo dar a conocer de manera transparente el tipo de información que recolectamos responsablemente, informar la finalidad de su recolección, los principios con base en los cuales se realiza el tratamiento de la información, la forma en que la usamos, cuándo la compartimos y cómo la protegemos, así como los derechos que le asisten a los titulares de la información y los procedimientos para ejercerlos de conformidad con la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 y demás normas que en adelante las modifiquen y/o adicionen.

Esta Política busca aplicar las disposiciones legales que regulan la Protección de Datos Personales de personas naturales, que sean recolectados en el desarrollo del objeto social de GRUPING, en especial, en el desarrollo y fomento de actividades sociales, culturales, técnicas, investigativas, académicas, de asesorías, y de ayuda mutua, para contribuir al mantenimiento de los intereses nacionales, procurar el prestigio del estamento militar, fortalecer el espíritu de arma, estrechar los vínculos de amistad y compañerismo entre los asociados y proyectar positivamente la imagen institucional, mediante la ejecución de obras en beneficio de la comunidad, así como en la realización de eventos culturales y deportivos, servicios de alimentación, alquiler de instalaciones para eventos, así otras relacionadas con la arquitectura, ingeniería y diseño.

Lo anterior, de conformidad con la presente Política de Tratamiento de Datos Personales que podrá ser consultada en la página web de GRUPING y en las instalaciones físicas de GRUPING, ubicadas en la Carrera 9 A Nº88-54 de la ciudad de Bogotá D.C.

5. TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES REALIZADO POR GRUPING.

GRUPING en desarrollo y fomento de actividades sociales , culturales, técnicas, investigativas, académicas, de asesorías, y de ayuda mutua, para contribuir al mantenimiento de los intereses nacionales, procurar el prestigio del estamento militar, fortalecer el espíritu de arma, estrechar los vínculos de amistad y compañerismo entre los asociados y proyectar positivamente la imagen institucional, mediante la ejecución de obras en beneficio de la comunidad, y en la ejecución de las demás actividades comerciales y administrativas que desarrolle GRUPING en cumplimiento de su misión, visión y objeto social, actúa como Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales que se encuentren en sus bases de datos y en las de sus aliados comerciales. En consecuencia, recolecta, almacena, utiliza, transmite, transfiere, suprime y en general hace tratamiento a los Datos Personales de personas naturales con las cuales tiene o ha tenido algún tipo de relación, cualquiera sea su naturaleza (civil, comercial y/o laboral); entre las cuales se incluye, pero sin limitarse, a sus clientes, asociados, afiliados, usuarios, profesionales, proveedores, contratistas, trabajadores, acreedores, deudores, visitantes, entre otros. Lo anterior, para fines comerciales, administrativos, de perfilamientos comerciales, estadísticos, publicitarios, de mercadeo y en general para el cumplimiento del objeto social de GRUPING y sus actividades comerciales.

6. USO DE LA POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE LOS DATOS PERSONALES DE GRUPING

GRUPING informa a todos los Titulares de los Datos Personales que sean suministrados y recolectados, ya sea electrónicamente, manualmente o por cualquier otro medio, que el Tratamiento de estos estará sujeto a la presente Política de Protección de Datos Personales. Por lo tanto, si un Titular no se encuentra de acuerdo con el contenido o alguno de los aspectos de la presente Política, no podrá o deberá abstenerse de suministrar información alguna que deba registrarse en una de las Bases de Datos administradas por GRUPING para el giro ordinario de sus negocios y el cumplimiento de su objeto social, estando en todo su derecho de no autorizar el tratamiento de sus datos personales.

Toda la Información Personal que se encuentre en poder de GRUPING podrá ser transferida y/o transmitida a sus aliadas comerciales, proveedores, así como a terceros determinados por GRUPING y/o por orden de las autoridades judiciales o administrativas, sean personas naturales o jurídicas, colombianas o extranjeras, en aquellos eventos en los cuales la transferencia o transmisión de los datos sea necesaria para llevar a cabo el desarrollo y fomento de actividades sociales , culturales, técnicas, investigativas, académicas, de asesorías, y de ayuda mutua, para contribuir al mantenimiento de los intereses nacionales, procurar el prestigio del estamento militar, fortalecer el espíritu de arma, estrechar los vínculos de amistad y compañerismo entre los asociados y proyectar positivamente la imagen institucional, mediante la ejecución de obras en beneficio de la comunidad y demás actividades del giro ordinario administrativo del GRUPING.

Cabe resaltar que, si bien GRUPING hace sus mejores esfuerzos para que todas las personas involucradas en el desarrollo de la intermediación y demás actividades comerciales que desarrolle, en cumplimiento de su misión, visión y objeto social, respeten la regulación en materia de Protección de Datos Personales y que de acuerdo con la presente política serían considerados como Encargados del Tratamiento de la información, GRUPING no se hace responsable por las prácticas de manejo de información de éstas. Sin embargo, GRUPING siempre verificará que los Encargados del Tratamiento de la Información cuente con Políticas de Privacidad y plan de Gestión de Datos personales, así como también con medidas de seguridad robustas que salvaguarde la información de los titulares, garantizando que en las negociaciones y contratos existan cláusulas de confidencialidad y protección de datos personales.

7. AUTORIZACIÓN DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES.

En todo caso, se entiende que la autorización otorgada por los Titulares de la Información, es una autorización previa, expresa e informada otorgada a favor de GRUPING, sus aliados comerciales y terceros determinados por el mismo, en virtud del desarrollo y fomento de actividades sociales , culturales, técnicas, investigativas, académicas, de asesorías, y de ayuda mutua, para contribuir al mantenimiento de los intereses nacionales, procurar el prestigio del estamento militar, fortalecer el espíritu de arma, estrechar los vínculos de amistad y compañerismo entre los asociados y proyectar positivamente la imagen institucional, mediante la ejecución de obras en beneficio de la comunidad, demás actividades comerciales y administrativas que desarrolle GRUPING en cumplimiento de su misión, visión y objeto social, para darle Tratamiento a sus Datos Personales, cualquiera que haya sido el medio por el cual se entregaron (escrito, oral o por medio de conductas inequívocas), garantizando la consulta posterior de la autorización y el derecho que tiene Los Titulares de la Información de solicitar la constancia de la misma. Igualmente, implica el entendimiento y la aceptación plena de todo el contenido de la presente Política de Privacidad.

8. RECOLECCIÒN DE DATOS PERSONALES POR PARTE DE GRUPING

La recolección de datos personales de los clientes, proveedores, contratistas, empleados, deudores, acreedores, aliados, afiliados, asociados, visitantes y en general cualquier persona como titulares de la información de GRUPING, se realizará de manera previa, expresa e informada, entre otras, de las siguientes maneras:

8.1.Mediante los formularios y cuestionarios físicos o electrónicos dispuestos por GRUPING tanto en su oficina como en la página web.

8.2.Mediante el almacenamiento automático de los datos de los usuarios que acceden a la página web y redes sociales de GRUPING por el uso de cookies.

8.3.Mediante el intercambio de correos electrónicos.

8.4.Mediante el acceso a la página web de GRUPING como usuario Anónimo.

8.5.A través de compras, afiliaciones, alquiler de espacios sociales, comentarios, calificaciones, peticiones, reclamos, felicitaciones, que realice en la página web, en las redes sociales de GRUPING o en los demás medios dispuestos por el GRUPING.

8.6.Accediendo a la página web de GRUPING como Usuario Inscrito mediante la creación de un usuario que puede ser gratuito o previo pago.

8.7. A través de la intermediación y conexión entre los profesionales y los consumidores finales para la prestación de los servicios de GRUPING.

8.8.A través de contratos suscritos con GRUPING.

8.9.A través del formulario físico o digital de vinculación de clientes, vinculación de proveedores, declaración juramentada, formularios de afiliación, entre otros formularios dispuestos por GRUPING.

8.10. A través de la aceptación de los términos y condiciones dispuesto por GRUPING y publicados en su página web o demás medios dispuestos por GRUPING.

9. INFORMACIÓN Y DATOS PERSONALES QUE OBTIENE GRUPING

GRUPING, dentro del giro ordinario de sus negocios, de la actividad económica que realiza y en cumplimiento de su objeto social, recolecta entre otros la siguiente información de los titulares:

9.1 Nombre completo del Titular de la Información;

9.2 Identificación;

9.3 Tarjeta Profesional.

9.4 Profesión.

9.5 Cargo.

9.6 Rango.

9.7 Unidad a la que pertenece.

9.8 Arma a la que pertenece.

9.9 Instituto de Educación Superior.

9.10 Fecha de nacimiento;

9.11 Nacionalidad;

9.12 Domicilio;

9.13 Dirección de contacto;

9.14 Teléfonos de contacto;

9.15 Correo electrónico;

9.16 Cuentas Bancarias;

9.17 Información Profesional;

9.18 Información Tributaria;

9.19 Información Laboral;

9.20 Información Comercial;

9.21 Información de referencias bancarias y/o comerciales;

9.22 Información Familiar;

9.23 Información para casos de emergencia;

9.24 Gustos e intereses;

9.25 Imagen Personal,

9.26 Voz,

9.27 Datos Biométricos,

Los anteriores datos podrán ser recolectados en las siguientes situaciones:

al momento de la afiliación por parte de los Asociados a través de los medios dispuestos por GRUPING.
Datos ingresaros por los Usuarios cuando acceden a la prestación de un servicio ofrecido por GRUPING.
Datos de los afiliados o usuarios relacionados con el pago de los servicios ofrecidos por EL GRUPING.
Datos relacionados con el ingreso y uso de las instalaciones del GRUPING.
Datos relacionados con la información recolectada en encuestas e investigaciones para análisis realizados por el equipo de GRUPING.
Datos relacionados con los cursos, capacitaciones, conferencias, eventos y actividades desarrolladas por EL GRUPING.
Datos relacionados con el alquiler de los espacios ofrecidos por el GRUPING.
Datos relacionados con los intereses, acciones y conexiones de los Usuarios, afiliados para los anuncios y la publicidad.
Datos para la facturación y demás obligaciones legales y contractuales por parte de GRUPING.
Datos relacionados con el ingreso y la seguridad en las instalaciones del GRUPING como cámaras de videovigilancia.

Para el tratamiento de datos sensibles de cualquier naturaleza y frente a los datos de niños, niñas y adolescentes, así como los relativos a la imagen personal como dato personal y objeto de protección del derecho de autor, voz y datos biométricos, solicitará al Titular su autorización explícita para ello, indicando al titular y/o su representante el carácter facultativo de las preguntas sobre estos datos. En todo caso, GRUPING, adoptará mayores medidas de protección para la seguridad, salvaguarda y confidencialidad de los datos sensibles.

10. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN RECOLECTADA POR GRUPING

De conformidad con la normatividad de protección de datos personales vigente y la presente Política de Protección de los Datos Personales, los Titulares de la Información Personal entregada a GRUPING tendrán los siguientes derechos:

10.1 El derecho a conocer, actualizar y rectificar su Información Personal de manera gratuita;

10.2 El derecho a solicitar prueba de la existencia de la autorización otorgada a GRUPING, salvo cuando expresamente se exceptúe en la ley como requisito para el Tratamiento, como sería el caso de los datos públicos.

10.3 El derecho a ser informado, previa solicitud, respecto al uso que se le ha dado a su Información Personal suministrada;

10.4 El derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;

10.5 La facultad de revocar la autorización y solicitar la supresión del dato cuando no se haga un uso conforme a los usos y finalidades autorizados; La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento hemos incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución; y

10.6 El derecho a presentar consultas y reclamos a GRUPING referentes a la Información Personal y a que estos sean contestados dentro de los términos legales establecidos.

11. DEBERES DE GRUPING FRENTE AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES.

Al momento de realizar el tratamiento de los datos personales de los titulares de la información, GRUPING cumplirá los siguientes deberes:

11.1. Garantizar en todo momento a los titulares el ejercicio del derecho de hábeas data.

11.2. Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por los titulares de la información.

11.3. Informar a los titulares sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.

11.4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.

11.5. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

11.6. Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

11.7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicarlo de manera adecuada.

11.8. Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información recolectada.

11.9. Tramitar las consultas y reclamos realizados por los titulares de la información, teniendo en cuenta los términos legales establecidos.

11.10. Informar previa solicitud de los titulares sobre el uso dado a los datos en el desarrollo del tratamiento.

11.11. Cumplir con los requerimientos e instrucciones que imparta la Delegatura de Protección de Datos Personales de la Superintendencia de Industria y Comercio, así como las impartidas por las autoridades judiciales y administrativas sobre el tratamiento de los datos personales.

11.12. Velar por el uso adecuado de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, en aquellos casos en que se encuentren autorizados.

11.13. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que se encuentren autorizadas para esto.

11.14. Realizar el tratamiento de los datos personales únicamente para las finalidades autorizadas por los titulares de la información.

12. VERACIDAD DE LA INFORMACIÓN OBTENIDA POR GRUPING.

Las personas que entreguen y autoricen el tratamiento de la información a GRUPING deberán garantizar y entregar información exacta y veraz. GRUPING en ejercicio del principio de la buena fe, presume la veracidad por lo que no asumirá responsabilidad frente al titular ni frente a terceros, con ocasión a los daños y perjuicios causados, entre otras, por la información incorrecta, información falsa e información inexacta, motivo por el cual el titular de la información se compromete a mantener indemne a GRUPING por esta situación.

13. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES OBTENIDOS POR GRUPING.

A los datos personales que le sean suministrados a GRUPING en el desarrollo el desarrollo y fomento de actividades sociales , culturales, técnicas, investigativas, académicas, de asesorías, y de ayuda mutua, para contribuir al mantenimiento de los intereses nacionales, procurar el prestigio del estamento militar, fortalecer el espíritu de arma, estrechar los vínculos de amistad y compañerismo entre los asociados y proyectar positivamente la imagen institucional, mediante la ejecución de obras en beneficio de la comunidad, demás actividades comerciales y administrativas que desarrolle GRUPING en cumplimiento de su misión, visión y objeto social, se les realizará tratamiento teniendo en cuenta las finalidades para el uso de la información dependiendo de la calidad de cada uno de los titulares:

13.1. SI EL TITULAR DE LA INFORMACIÓN ES CLIENTE, AFILIADO, USUARIO, PROFESIONAL, CONSUMIDOR, ALIADO PROVEEDOR, INTERESADO (ENTRE OTROS):

13.1.1 Prestar los servicios ofrecidos a los afiliados o particulares por parte del GRUPING.

13.1.2 Incluir la información en las bases de datos administradas por GRUPING para darle tratamiento a la información adquirida, con base en cualquier vínculo jurídico, comercial y/o contractual que se tenga con los titulares de la información.

13.1.3 Hacer oferta de servicios de GRUPING a través de las redes sociales, página web y demás mecanismos de publicidad y difusión.

13.1.4 Enviar correos electrónicos, realizar llamadas, mensajes de texto, comunicaciones mediante whastapp, u otras comunicaciones relacionadas con la prestación de los servicios de GRUPING.

13.1.5 Preparar documentos con contenido contractual o que generen consecuencias legales, reclamaciones o peticiones a las autoridades relacionadas con la prestación de los servicios a través de GRUPING

13.1.6 Contactar por cualquier medio sea físico u electrónico al Titular de la información, con la finalidad ofrecerle nuevos productos y/o servicios, dar a conocer los eventos, talleres, blogs, tendencias, conferencias, relacionados con la misionalidad de GRUPING

13.1.7 Contactar por cualquier medio sea físico u electrónico al Titular de la información, con la finalidad de ofrecerle la renovación de los productos y/o servicios, eventos, talleres, blogs, tendencias, conferencias, eventos, relacionados con la misionalidad de GRUPING

13.1.8 Utilización de la información suministrada por los Titulares por parte de GRUPING, sus aliados comerciales, proveedores y demás terceros autorizados, para el desarrollo de los eventos, cursos conferencias, talleres y demás actividades desarrolladas por GRUPING

13.1.9 Análisis y utilización de la Información suministrada por los titulares, con la finalidad de que GRUPING desarrolle sus campañas publicitarias y/o de mercadeo para la promoción de los productos, servicios, eventos, cursos, talleres, blogs, tendencias, conferencias y marcas aliadas, relacionados con la misionalidad de GRUPING para la fidelización de sus afiliados, clientes y consumidores.

13.1.10Contactar al Titular en el evento que se genere algún tipo de problema o inconveniente con la Información suministrada a GRUPING.

13.1.11Análisis y utilización de la Información suministrada por los Titulares, con la finalidad de que GRUPING realice las cotizaciones de los productos solicitados por los clientes y consumidores, para que se adecuen a las condiciones que mejor les convenga.

13.1.12Análisis y utilización de la Información suministrada por los Titulares, con fines estadísticos, realización de encuestas y de consulta para la verificación de los objetivos de GRUPING.

13.1.13Enviar al titular por cualquier medio de divulgación información sobre producto, servicios, eventos, cursos, talleres, blogs, tendencias, conferencias y marcas aliadas relacionados con la misionalidad de GRUPING basados en la información que se obtenga de sus hábitos de consumo.

13.1.14Transmitir y/o Transferir la Información Personal, según sea aplicable, a terceros en caso de que sea necesario para el buen desarrollo de la actividad económica de GRUPING realizada dentro del giro ordinario de los negocios y el cumplimiento de su objeto social.

13.1.15Demás comunicaciones y actividades relacionadas con la actividad económica realizada dentro del giro ordinario de los negocios y cumplimiento del objeto social de GRUPING.

13.1.16Almacenar, organizar, clasificar y catalogar, los datos personales ingresados por los titulares dentro de los sistemas, archivos y bases de datos de GRUPING

13.1.17Creación de perfil de los titulares inscritos en la plataforma, página web y redes sociales diseñadas e implementadas por GRUPING

13.1.18Transmitir los datos personales a plataformas o páginas web externas para que puedan dar autenticación o crear un perfil de usuario titular, así como asignar su contraseña, cuando esto resulte necesario para que el titular pueda asistir o participar en los eventos virtuales realizados por GRUPING

13.1.19Gestionar trámites (peticiones, solicitudes, quejas, reclamos), realizar análisis de riesgo, efectuar encuestas de satisfacción respecto de los servicios de GRUPING, así como de sus aliados comerciales.

13.1.20Dar información suficiente a los titulares sobre los servicios, eventos, capacitaciones, cursos, talleres y productos de GRUPING, que permitan inscribirse y acceder a los mismos.

13.1.21Enviar información como noticias, promociones, boletines y publicidad sobre GRUPING, sus bienes, productos o servicios y la de sus aliados con los que tenga un contrato suscrito, mediante mensajes de texto, correos electrónicos, redes sociales, ofertas publicadas en la plataforma, redes sociales y página web de GRUPING.

13.1.22Controlar y prevenir el fraude en cualquiera de sus modalidades.

13.1.23Facturar.

13.1.24Permitir la fijación, emisión, radiodifusión, puesta a disposición, comunicación pública de la imagen, nombre, voz, seudónimos del titular, directamente o a través de terceros por internet, plataformas digitales, televisión, radio, redes sociales o por cualquier otro medio conocido por conocer, con el fin de que el video o cualquier obra audiovisual sea explotada y fijada sonora, visual y audiovisualmente, en todo tipo de soportes o formatos y en cualquier procedimiento técnico o sistema. Lo anterior, de conformidad con la autorización de uso de imagen que para el efecto se firma en un documento independiente al presente.

13.1.25Generar contenido y material para comunicaciones y publicaciones a través de los medios de comunicación masiva dispuestos por GRUPING

13.1.26Realizar análisis, evaluaciones y selección de proveedores y/o clientes potenciales, comunicación de políticas y procedimientos para la vinculación de estos.

13.1.27Grabar y filmar al titular de la información, usuarios, clientes, proveedores, trabajadores, visitantes, entre otros, en las zonas de monitoreo y vigilancia para efectos administrativos y/o judiciales.

13.1.28Facilitar compras y ventas.

13.1.29 Cumplir con las obligaciones contractuales y/o legales.

13.1.30Iniciar y celebrar acuerdos de negocio para adquirir bienes o servicios.

13.1.31Realizar consultas para cumplir con normativa en materia de prevención de lavados de activos y financiamiento del terrorismo.

13.1.32Realizar el reporte administrativo, contable y tributario ante las entidades fiscales.

13.1.33Enviar la documentación de ESAL ante la Alcaldía Mayor de Bogotá.

13.1.34Presentar la información necesaria ante la Asamblea General de Asociados y Junta Directiva de EL GRUPING.

13.1.35Realizar los trámites ante la DIAN del régimen tributario Especial y cumplir con sus demás obligaciones legales, estatutarias que sean compatibles con su naturaleza de ESAL.

13.2 SI EL TITULAR DE LA INFORMACIÓN ES TRABAJADOR, CONTRATISTA O SE ENCUENTRA EN PROCESO DE SELECCIÓN:

13.2.1 Realizar procesos de liquidación de nómina, honorarios junto con los respectivos pagos o revisión en el sistema de seguridad social.

13.2.2 Incluir al trabajador y su familia en los procesos de bienestar de GRUPING

13.2.3 Realizar estudios estadísticos conforme con requerimientos de autoridades estatales o gubernamentales.

13.2.4 Atender solicitudes de información sobre el titular por parte de las autoridades judiciales, gubernamentales o administrativas.

13.2.5 Cumplir con las obligaciones contractuales y/o legales.

13.2.6 Realizar consultas para cumplir con normativa en materia de prevención de lavados de activos y financiamiento del terrorismo.

13.2.7 Medir la relación laboral o de prestación de los servicios.

13.2.8 Realizar entrevistas laborales y perfilamiento según el cargo y la información suministrada.

13.2.9 Evaluar el perfil para desarrollar el proceso de selección como aspirante de GRUPING.

13.2.10Ser parte del proceso de selección y de las convocatorias realizadas por GRUPING según la información suministrada por el titular.

13.2.11Generar contenido y material para comunicaciones y publicaciones a través de los medios de comunicación masiva dispuestos por GRUPING.

13.2.12Permitir la fijación, emisión, radiodifusión, puesta a disposición, comunicación pública de la imagen, nombre, voz, seudónimos del titular, directamente o a través de terceros por internet, plataformas digitales, televisión, radio, redes sociales o por cualquier otro medio conocido por conocer, con el fin de que el video o cualquier obra audiovisual sea explotada y fijada sonora, visual y audiovisualmente, en todo tipo de soportes o formatos y en cualquier procedimiento técnico o sistema. Lo anterior, de conformidad con la autorización de uso de imagen que para el efecto se firma en un documento independiente al presente.

13.2.13Grabar y filmar al titular en las zonas de monitoreo y vigilancia para efectos administrativos y/o judiciales.

13.2.14Durante el proceso de selección y durante el vínculo laboral o civil de prestación de servicios, GRUPING podrá solicitar información sensible (estado de salud, entre otros) , la cual es necesaria durante el proceso y mientras perdure el vínculo laboral o prestación de servicios, así como durante del proceso de archivo y gestión documental durante el tiempo que señala la normativa sobre la materia, sin embargo, conforme con lo establecido en la ley 1581 de 2012 los titulares no están obligados a suministrar dicha información.

13.2.15Enviar información relacionada con los pagos.

13.2.16Cualquier información que sea necesaria para el cumplimiento de las normas laborales, Seguridad y Salud en el Trabajo, entre otros

13.3 SI EL TITULAR DE LA INFORMACIÓN ES VISITANTE EN LAS INSTALACIONES DE GRUPING

13.3.1 Permitir el ingreso las instalaciones de GRUPING

13.3.2 Verificar identidad del visitante.

13.3.3 Analizar y estudiar antecedentes judiciales.

13.3.4 Permitir la grabación durante la estancia de la visita. Sin embargo, por tratarse de información sensible, el titular no está obligado a suministrarla.

13.3.5 Realizar trámites administrativos que sean necesarios para permitir la visita del titular en las instalaciones de GRUPING.

14. DE LA CONFIDENCIALIDAD, PROTECCIÓN Y SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN.

GRUPING, en aras del cumplimiento de los principios de seguridad y confidencialidad que regulan la protección de los datos personales, ha adecuado y tomado unas medidas de seguridad para el adecuado tratamiento de la información suministrada por los titulares, así mismo, las personas a cargo de la manipulación y registro de datos personales cuentan con compromisos contractuales y la capacitación requerida acerca del respeto y cumplimiento de las normas de manejo de datos a las cuales se está sujeto dentro de la República de Colombia.

Si por cualquier circunstancia una autoridad competente mediante orden judicial o administrativa, solicita que sea revelada la Información Personal, que se encuentre en poder de GRUPING y, en consecuencia, sea su obligación legal suministrar la misma, GRUPING procederá a entregar dicha Información, dentro de los términos establecidos y con los parámetros solicitados, situación que los Titulares aceptan y autorizan para este efecto. La presente obligación de confidencialidad de la Información Personal tendrá un tiempo de duración ilimitado, es decir, que la obligación subsiste en el tiempo.

15. DE LA NO AUTORIZACIÓN DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES.

Si, por cualquier motivo GRUPING no cuenta con la autorización del Titular de los Datos Personales para darle Tratamiento de conformidad con lo establecido en esta Política, GRUPING , procederá a ubicar dichos Datos en un archivo que se denominará “Datos Eliminados”, tal y como lo exige la normatividad legal vigente y, en consecuencia, se abstendrá de algún tipo de Tratamiento, lo mismo sucederá cuando GRUPING no requiera seguir utilizando los Datos Personales que se encuentren en las bases de datos de su propiedad.

En el evento en que el Titular de los Datos Personales no quiera que GRUPING, continúe dándole Tratamiento a los mismos, en ejercicio de sus derechos deberá informárselo a GRUPING siguiendo los procedimientos establecidos en la presente Política.

16. CONTACTO DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES.

Para los efectos de atención de consultas, rectificaciones y reclamos para el ejercicio del derecho de Habeas Data, conforme con lo establecido en la ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, los titulares podrán enviar su solicitud a través del correo electrónico: contacto@gruping.org o radicarla en la Carrera 9 A ·88-54 de la ciudad de Bogotá D.C.

17. PROCEDIMIENTO DE CONSULTA, RECTIFICACIÓN Y RECLAMOS DIRIGIDOS A GRUPING.

17.1 CONSULTA: Mediante este procedimiento los titulares o quienes se encuentren autorizados conforme lo establecido en la ley de protección de datos personales, podrá formular solicitudes y consultas para:

Conocer la información del Titular que se encuentre en las bases de datos de propiedad de GRUPING
Solicitar copia de la autorización del tratamiento de datos personales otorgada por el Titular a GRUPING.

Dichas consultas y solicitudes de los Titulares, conforme con la normatividad vigente, serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de estas. En caso de que no sea posible resolver la consulta dentro de este término, GRUPING le informará al Titular, expresando los motivos y señalando la fecha en que atenderá su consulta, a más tardar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial.

GRUPING dará respuesta por cualquier medio físico o electrónico a las consultas o reclamos que los Titulares presenten.

17.2 RECLAMACIONES: Mediante este procedimiento los titulares o quienes se encuentren autorizados conforme lo establecido en la ley de protección de datos personales, podrán formular reclamaciones para actualizar, modificar, rectificar o suprimir los datos del Titular, para revocar la autorización otorgada por el Titular para el Tratamiento de los Datos personales, así como presentar un reclamo cuando considere que existe un presunto incumplimiento de las obligaciones y/o deberes de GRUPING relacionado con el tratamiento de los datos personales conforme con lo establecido en la normatividad vigente y en la presente política. Dichos reclamos podrán ser presentados por los titulares de la información de la siguiente manera:

1. Se deberá presentar solicitud escrita frente al requerimiento específico, en los canales de atención previstos por GRUPING en la presente política de protección de datos personales.

2. El reclamo deberá contener la siguiente información: Identificación del Titular (nombres, apellidos, número de documento de identidad, teléfono de contacto, dirección electrónica y/o física para efectos de notificaciones), la descripción de los hechos que dan origen a su reclamación y los documentos con los que pretenda soportar su reclamación.

Si el reclamo resulta incompleto, GRUPING requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la solicitud para que complete y subsanase su petición. Si transcurren dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante haya dado respuesta, se entenderá desistida la reclamación.

De igual manera, si quien recibe el reclamo no es competente para resolverlo, dará traslado en un término máximo de dos (02) días hábiles a quien, si lo sea, informando tal situación a quien interpuso la reclamación.

Si el reclamo es recibido de manera completa o se ha completado posteriormente, deberá incluirse, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes, una “leyenda” en la base de datos que indique “RECLAMO EN TRÁMITE”, tal y como lo exige la Superintendencia de Industria y Comercio.

GRUPING resolverá el reclamo en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente de recibo de este. En caso de que no sea posible resolverlo dentro de este término, el Titular será informado de la demora, los motivos y la fecha de respuesta en la dirección de notificación que haya incluido en el respectivo reclamo. En todo caso, el término de respuesta no podrá superar de ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial. La respuesta a los reclamos que los Titulares presenten podrá ser efectuada por cualquier medio físico o electrónico.

Por último, el Titular podrá revocar la autorización otorgada a GRUPING y solicitar la supresión de sus datos personales cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales, siempre y cuando la Superintendencia de Industria y Comercio así lo haya determinado. De igual manera, el titular podrá revocar la autorización otorgada de manera libre y voluntaria en el ejercicio del derecho de libertad que le asiste, cuando no exista obligación legal o contractual que exija la permanencia de la información del Titular en las bases de Datos de propiedad de GRUPING

18. MODIFICACIONES A LA POLÍTICA DE PRIVACIDAD DE GRUPING

GRUPING, se encuentra plenamente facultada para modificar cuando así lo considera la presente Política de Privacidad. Cuando esto ocurra, GRUPING informará, por cualquier medio sobre la actualización de la Política. El otorgamiento de la autorización por parte de los titulares, cualquiera sea su medio, será entendido como manifestación expresa de la aceptación de la presente Política de Privacidad.

19. NORMATIVA APLICABLE

Constitución Política de Colombia, artículos 15 y 20.
Ley Estatutaria 1266 de 2008
Ley Estatutaria 1581 de 2012
Decreto 1727 de 2009.
Decreto 2952 de 2010
Decreto 1377 de 2013
Decreto 886 de 2014
Decreto 1074 de 2015

20. VIGENCIA DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN Y DE LA POLITICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES.

La información entregada por los titulares a GRUPING será conservada de manera indefinida, salvo que el Titular de la Información en ejercicio de sus derechos consagrados en la ley y en la presente política, solicite la eliminación y/o supresión de la información o la revocación de la autorización otorgada.

Esta Política de Protección de la información es efectiva desde la fecha de su publicación, esto es, el treinta (30) de junio de 2023.